Lorsqu'on contrôle le stock physique d'un article et que Bexio annonce un chiffre différent, il faut rechercher l'erreur parmi les causes suivantes:

Contrôler le stock d'un produit similaire et vérifier si la différence correspond.

• Exemples: 2057 et 2085, 7604 et 7610, 7504 et 7514, Gosbi Lamb et Gosbi Lamb & Fish…
  1. Si c'est le cas, faire une entrée et sortie dans Bexio pour compenser l'erreur, et écrire en commentaire “erreur chargement”.

En allant dans Produits > Niveau des stocks, une colonne nommée préparé indique qu'un bulletin de livraison a été fait, mais pas cliqué en tant que livraison effectuée.

• Se renseigner auprès du collaborateur qui a créé le bulletin de livraison s'il y a problème
• On peut contrôler si un bulletin est ouvert en allant dans Ventes > Autres > Afficher les livraisons. Contrôler s'il existe des bulletins en mode brouillon.

On peut faire une vente par la caisse s'il n'y a pas de stock, mais le bulletin de livraison créé dans Bexio restera en mode brouillon. La totalité de la commande ne sortira donc pas du stock

• Créer les entrées de marchandise qui ont été oubliées ou pas encore faites, et informer Benoit.
  • Benoit vérifie également Peppershop qui n'a peut-être pas transmis la commande correctement à Bexio.
    • Les ventes faites par la caisse Peppershop, si elles sont bloquées, se débloquent dans Peppershop.

OU:
On a fait une commande directement dans Bexio, et créé un bulletin seulement sur une partie de la livraison.

• Quand le client vient chercher le reste de la commande, il faut absolument retourner dans la commande, et générer une livraison pour le reste.

Les palettes virtuelles apparaissent comme réservation.

• Est-on sûr d'avoir fait un bulletin pour chaque sortie? Si non, rechercher la différence et faire un bulletin avec la date de sortie.

Concerne surtout les semences de gazon & VSS-D, graines de tournesol, moutarde…

• A-t-on sorti les sacs du stock quand on en ouvre pour vendre au kilo?

En cas de grandes différences, demander à Benoit de calculer les statistiques des ventes au détail, et vérifier que le total des produits vendus au kilo corresponde au manco en stock des produits en sacs entiers.

• Faire une sortie de stock des sacs entiers avec comme commentaire: Vente au détail

A-t-on fait les entrées et sorties des produits réemballés?

• Vérifier le stock du produit réemballé
  • S'il est faux, il est probable que la sortie du produit original n'ait pas été faite non plus.

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En allant dans Produits > Niveau des stocks, Bexio affiche pour chaque article les colonnes suivantes:

1. Stock: le stock actuel, qui doit correspondre au comptage physique.
2. Stock minimum: pour certains articles, le minimum que nous devrions avoir en stock. Ce chiffre doit être adapté suivant la saison, par exemple pour les pellets de chauffage. Si le chiffre Stock est en rouge, le stock actuel est inférieur au stock minimum défini.
3. Réservé: tout ce qui est dans les commandes client, qui n'a pas été créé en bulletin de livraison. Ce chiffre inclut les palettes virtuelles, dont la quantité n'a pas encore été livrée.
4. Préparé: les articles figurant sur un bulletin de livraison créé, mais encore en mode brouillon (pas de clic sur livraison effectuée).
5. Planifié: les articles que l'on a commandé chez les fournisseurs dans Achats > Commandes, mais la commande est encore en mode brouillon (pas de clic sur commande passée).
6. Commandé: la commande d'achat a été faite et on a cliqué sur commande passée. En attente de la livraison du fournisseur.